Frequently Asked Questions

1 - Prérequis

Vous devez avoir un compte actif chez GoCardless :
https://manage.gocardless.com/



2 - Synchronisation MyAccessWeb GoCardless

Dans MyAccessWeb, allez dans :

• Onglet "Gestion"
• Onglet "Centre"
• Bouton "GoCardless"

⚠️ Vérifiez que vous êtes bien positionné sur le centre concerné.

Si le compte n’est pas encore configuré, cliquez sur "Configurer".


Cela va générer une demande de connexion vers GoCardless.



Une fois la validation effectuée, votre centre est lié à votre compte GoCardless.
Il est nécessaire d’effectuer cette opération pour chaque centre souhaitant encaisser des paiements via GoCardless.



3 - Créer un mandat pour un membre

Depuis MyAccessWeb :

1. Ouvrez la fiche du membre a qui vous voulez créer un mandat
2. Onglet "Détail"
3. Onglet "Références bancaires"
4. Dans la section "GoCardless", cliquez sur "Envoyer demande mandat au client"

Cette action enverra un email* au client lui fournissant un lien qui le redirigera vers un formulaire dans lequel il devra saisir ses coordonnées bancaires.
La validation de ce formulaire équivaut à la signature du mandat par le client.

⚠️ À savoir que, via cette page, vous attribuez un mandat à un client pour un centre.
Ce même client peut ainsi avoir un autre mandat pour un autre centre.

Depuis cet écran, vous pouvez également annuler un mandat.
⚠️ En cas d'annulation d’un mandat, les factures du client ne pourront plus être réglées automatique par GoCardless.

* Cet email est à préparer par vous même depuis onglet "Gestion", puis onglet "Modèles documents", bouton "Modèles de mailing - Mails". Dans ce mail, vous devrez insérer le tag #LIEN, qui sera remplacé automatiquement par le lien. Une fois cet email préparé, merci d’en informer votre contact chez GSInfo afin qu’il paramètre l’envoi via GoCardless.



4 - Traitement automatique des paiements GoCardless

Un traitement automatique gère ensuite les demandes de prélèvement.

Il :

• Parcourt les centres ayant une liaison avec GoCardless
• Récupère toutes les factures non acquittées et avec mode de règlement GoCardless
• Vérifie que la date de facturation est comprise entre J-15 et J+1
• Génère automatiquement un ordre de paiement chez GoCardless

Ces paramètres (J-15 et J+1) sont configurables. Veuillez vous rapprocher de votre contact MyAccessWeb si nécessaire.

Le client reçoit automatiquement un email l’informant du prélèvement à venir.

Le système vérifie ensuite régulièrement le statut des demande de paiement afin de :

• Confirmer leur réussite chez GoCardless
• Acquitter automatiquement les factures concernées dans MyAccessWeb

5 - Consultation des ordres de prélèvement et mandats - MyAccessWeb

Vous pouvez consulter les ordres de prélèvement dans : "Paiements" → "Ordres" → "GoCardless"



En cliquant ensuite sur "Liste des mandats" vous aurez la liste des mandats enregistrés et leur statut.
Sur cette page le bouton, "Vérifier les statuts" vérifiera les statuts chez GoCardless.



6 - Consultation des paiements - GoCardless

Vous pouvez également consulter l’ensemble des paiements depuis votre tableau de bord GoCardless :
https://manage.gocardless.com/payments